Datenschutzerklärung

1 Geltungsbereich

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Axivion GmbH, Nobelstraße 15, 70569 Stuttgart, E-Mail info (at) axivion.com als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) gilt die folgende Datenschutzerklärung. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Email unter datenschutz (at) axivion.com oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „z.Hd. des Datenschutzbeauftragten“.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig, vor allem in Bezug auf Wahrung des Persönlichkeitsrechts bei der Verarbeitung und Nutzung dieser Informationen. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, wie etwa Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

2 Automatisierte Datenerhebung und -verarbeitung durch den Browser

2.1 SERVER-LOG-FILES

Wie bei jeder Website erhebt unser Server automatisch und temporär Angaben in den Server-Logfiles, die durch den Browser übermittelt werden, sofern dies nicht von Ihnen deaktiviert wurde. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Dateianfrage des Clients
  • den http-Antwort-Code
  • die Internet-Seite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer URL),
  • die Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und -version
  • verwendetes Betriebssystem des anfragenden Rechners

Eine personenbezogene Auswertung der Server-Logfiles findet nicht statt. Diese Daten sind für den Anbieter zu keinem Zeitpunkt bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

2.2 Cookiebot

Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie von Cookiebot, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist die Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen Dänemark, Webseite: https://www.cookiebot.com/ (im Folgenden „Cookiebot“).

Wenn Sie unsere Website betreten, wird eine Verbindung zu den Servern von Cookiebot hergestellt, um Ihre Einwilligungen und sonstigen Erklärungen zur Cookie-Nutzung einzuholen. Anschließend speichert Cookiebot ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Consent-Manager-Provider-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Der Einsatz von Cookiebot erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

2.3 YOUTUBE

Unsere Website nutzt Plugins der Website YouTube. Betreiber der Seiten ist Google / YouTube (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland)

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Dieser Modus bewirkt laut YouTube, dass YouTube keine Informationen über die Besucher auf dieser Website speichert, bevor diese sich das Video ansehen. Die Weitergabe von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen. So stellt YouTube – unabhängig davon, ob Sie sich ein Video ansehen – eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her. Sobald Sie ein YouTube-Video auf unserer Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen. Des Weiteren kann YouTube nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern. Mit Hilfe dieser Cookies kann YouTube Informationen über Besucher unserer Website erhalten. Diese Informationen werden u. a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen. Die Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben. Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: http://www.youtube.com/t/privacy_at_youtube.

2.4 Matomo

Unsere Website verwendet Matomo, eine Open Source Lösung zur Web-Analyse.

Matomo ist deaktiviert, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Erst wenn Sie aktiv im Cookie-Consent-Manager einwilligen, wird Ihr Nutzungsverhalten anonymisiert erfasst.

Matomo verwendet Cookies, kleine Textdateien, die Ihr Webbrowser auf Ihrem Endgerät speichert und die eine Analyse der Website-Benutzung ermöglichen. Mittels Cookies erzeugte Informationen über die Benutzung unserer Website werden deshalb auf unserem Server gespeichert. Vor der Speicherung erfolgt eine Anonymisierung Ihrer IP-Adresse. Cookies von Matomo haben eine eingestellte Verfallszeit von 13 Monaten.

Das Setzen von Matomo-Cookies erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Es erfolgt keine Weitergabe der in Matomo-Cookies gespeicherten Informationen über die Benutzung dieser Website.

Das Setzen von Cookies durch Ihren Webbrowser ist verhinderbar. Einige Funktionen unserer Website könnten dadurch jedoch eingeschränkt werden.

3 Datenerhebung und -verarbeitung freiwillig mitgeteilter Daten

3.1 Allgemeine Kontaktaufnahme

Sofern Sie uns personenbezogene Daten per E-Mail oder über unsere Website mitteilen (Name, Vorname, E-Mail Adresse, Anschrift), erfolgt dies generell auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen bzw. Ihrer Bestellungen und zur eigenen Markt- oder Meinungsforschung und für eigene Werbung per Post oder E-Mail genutzt. Eine weitergehende Nutzung, insbesondere eine Weitergabe der Daten an Dritte zu Zwecken der Werbung, Markt- oder Meinungsforschung, erfolgt nicht. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3.2 Live-Chat

Die Axivion GmbH nutzt einen Live-Chat des Unternehmens Userlike UG (haftungsbeschränkt), Probsteigasse 44-46, 50670 Köln, Deutschland. Sie können den Live-Chat wie ein Kontaktformular nutzen, um nahezu in Echtzeit mit unseren Mitarbeitern zu chatten. Beim Start des Chats fallen folgende personenbezogene Daten an:

  • Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
  • Browsertyp/ -version,
  • IP-Adresse,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • URL der zuvor besuchten Webseite,
  • Menge der gesendeten Daten.
  • Und wenn angegeben: Vorname, Name, und E-Mail Adresse.

Je nach Gesprächsverlauf mit unseren Mitarbeitern, können im Chat weitere personenbezogene Daten anfallen, die durch Sie eingetragen werden. Die Art dieser Daten hängt stark von Ihrer Anfrage ab oder dem Problem, welches Sie uns schildern. Die Verarbeitung all dieser Daten dient dazu, Ihnen eine schnelle und effiziente Kontaktmöglichkeit zur Verfügung zu stellen und somit unseren Kundenservice zu verbessern.

Alle unsere Mitarbeiter wurden und werden zum Thema des Datenschutzes geschult und zum sicheren und vertrauensvollen Umgang mit Kundendaten unterrichtet. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben entsprechend in ihren Mitarbeiterverträgen einen Zusatz zur Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes unterschrieben.

Durch das Aufrufen der Webseite [www.axivion.com] wird das Chat-Widget in Form einer JavaScript-Datei von AWS Cloudfront geladen. Das Chat-Widget stellt technisch den Quellcode dar, der auf Ihrem Computer ausgeführt wird und den Chat ermöglicht.

Darüber hinaus speichert die Axivion GmbH den Verlauf der Live-Chats für die Dauer von 12 Monaten. Dies dient dem Zweck, Ihnen unter Umständen umfangreiche Ausführungen zur Historie Ihrer Anfrage zu ersparen, sowie zur beständigen Qualitätskontrolle unseres Live-Chat-Angebots. Die Verarbeitung ist deshalb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erlaubt. Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie uns dies gerne unter den weiter unten aufgeführten Kontaktdaten mitteilen. Gespeicherte Live-Chats werden dann unverzüglich von uns gelöscht.

Die Speicherung der Chatdaten dient auch dem Zweck, die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Hierin liegt zugleich unser berechtigtes Interesse, weshalb die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der im Chat angegebenen Daten sind im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen der Userlike UG (haftungsbeschränkt).

3.3 Webanfragen

Sie können sich über unsere Website für eine kostenfreie Demo, eine Preisanfrage, einen Rückruf, einen kostenfreien Download von Whitepapers und Seminaren sowie für die kostenlose Teilnahme an Online Seminaren und Kundenveranstaltungen registrieren. Neben Ihrem Namen ist die geschäftliche E-Mail-Adresse notwendig. Zusätzlich ist beim Rückruf die Angabe Ihrer Telefonnummer, bei den Online Seminaren die Angabe Ihrer Firma sowie bei unseren Kundenveranstaltungen die Angabe Ihrer Firma sowie Ihrer Kundennummer erforderlich. Es findet in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte statt.

Für die Teilnahme an Online Seminaren sowie an unserer Kundenveranstaltung – sofern letztere remote stattfindet – müssen Sie die Website von Zoom aufrufen. Beachten Sie hierfür auch die ergänzenden Datenschutzhinweise unter „4 Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom“.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre vorherige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, dass Ihre Daten für die Bewerbung unseres Angebots auch per E-Mail und Telefon verwendet werden dürfen, unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage als Interessenten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu bearbeiten sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages abzielt.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die Kontaktaufnahme mit Ihnen erfolglos war. Eine fortgesetzte Verarbeitung erfolgt, sofern sie im Rahmen einer sich ergebenden Anbahnung und Abwicklung eines Vertrages bzw. zur Erfüllung sich ergebender vertraglicher Zwecke erforderlich ist.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Im Falle von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit Widerspruch einlegen. Hierfür steht u. a. folgende Kontaktmöglichkeit zur Verfügung: info@axivion.com.

3.4 Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote informieren. Die beworbenen Waren und Dienstleistungen sind in der Einwilligungserklärung benannt.

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre angegebenen Daten zum Zweck der Zusendung des Newsletters  (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link erklären.

3.5 Bewerbungsportal

Im Rahmen unserer Karriereseite können Sie sich initiativ oder auf konkrete Stellenangebote bewerben. Hierfür bieten wir Ihnen die Möglichkeit unser Bewerbungsportal zu nutzen. Sie haben zudem die Möglichkeit sich in unserem Bewerbungsportal zu registrieren. Ihre Daten (Name, E-Mail Anschrift, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen) werden nur im Rahmen der jeweiligen Stellenausschreibung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, § 26 BDSG) oder im Rahmen der von Ihnen erteilen Einwilligung zur Verwendung für weitere Stellenangebote (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) verarbeitet. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Hinweis zu sensiblen Daten: Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Bewerbungen, insbesondere Lebensläufe, Zeugnisse und weitere von Ihnen an uns übermittelte Daten, besonders sensible Angaben über geistige und körperliche Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder philosophischen Überzeugungen, Mitgliedschaften in einer Gewerkschaft oder politischen Partei oder zum Sexualleben enthalten können.

Übermitteln Sie uns solche Angaben in Ihrer Online-Bewerbung, so erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass wir diese Daten, zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung verarbeiten dürfen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den sonstigen einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Löschung der übermittelten Daten erfolgt bei Zurückweisung oder Negativbescheid über Ihre Bewerbung frühestens 3 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung zugestimmt haben.

Für die Bereitstellung unseres Bewerbungsportals bedienen wir uns der Prescreen International GmbH, Wien, Österreich. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Weitere Informationen zur Datenerhebung im Bewerbungsverfahren, insbesondere auch durch Prescreen, entnehmen Sie der Datenschutzerklärung unter https://axivion.jobbase.io/policy/.

3.6 Widerspruchsrechte

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit Widerspruchsrechten folgendes:

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Datenverarbeitung jederzeit ohne Angaben von Gründen zu widersprechen.

Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst an: datenschutz@axivion.com.

Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4 Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

4.1 Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

4.2 Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Axivion GmbH, Nobelstraße 15, 70569 Stuttgart, Deutschland.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software („Zoom-App“) für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Die Datenschutzinformation von Zoom finden Sie unter https://zoom.us/privacy.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom-App“ eingeben.

Wenn Sie die „Zoom-App“ nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.

4.3 Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom-App“ oder in der Browser-Version abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4.4 Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom, um „Online-Meetings“ durchzuführen.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom-App“ angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

4.5 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Axivion GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

4.6 Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

4.7 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Axivion hat mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

5 Cryptshare Datentransfer

Bei Cryptshare handelt es sich um eine Anwendung, die auf unseren Servern installiert ist, um den verschlüsselten Datenaustausch zu ermöglichen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

5.1 Welche personenbezogenen Daten werden bei Cryptshare verarbeitet?

Absenderdaten:

  • Um Empfänger über einen Transfer zu informieren, werden Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Absenders zum Zeitpunkt der Verifizierung aufgenommen. Diese Information wird auf dem Computer des Absenders gespeichert. Des Weiteren wird diese Information in der E-Mail Benachrichtigung aller Empfänger eines Transfers verwendet.
  • Die E-Mail-Adresse des Absenders sowie die IP-Adresse des Absenders werden zum Zeitpunkt des Uploads in einem serverseitigen Systemlog and Transferlog pro Upload gespeichert.

Empfängerdaten:

  • E-Mail-Adressen aller Empfänger sowie deren IP-Adressen, zum Zeitpunkt eines Downloads, werden im Systemlog und im Transferlog pro Download gespeichert.
  • E-Mail-Adressen von Empfängern, die durch den Absender im Benutzerinterface eingegeben wurden, werden auf Serverseite in einer Datenbank gespeichert.

5.2 Weshalb werden persönliche Daten verarbeitet?

Cryptshare ist eine Kommunikationslösung, die auf E-Mail-Kommunikation basiert. Um einen komfortablen Weg für die Kommunikation miteinander zur Verfügung zu stellen, wird das folgende Minimum an persönlichen Informationen gespeichert:

  • Der Name und die Telefonnummer des Absenders werden auf Client-Seite gespeichert, damit der Benutzer des Systems diese Informationen nicht bei jeder Nutzung des Systems erneut eingeben muss.
  • Kontaktinformationen des Absenders werden den Empfängern übermittelt, um diese über die Herkunft des Transfers zu informieren und wie der Absender kontaktiert werden kann.
  • E-Mail-Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite als Metainformation des Transfers gespeichert (Technische Voraussetzung).
  • IP-Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite zur Nachvollziehbarkeit und für die Fehlerbehebung gespeichert.
  • E-Mail-Adressen von Empfängern werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert, um Absendern eine komfortable Möglichkeit zu bieten, bereits verwendete Adressen wiederzuverwenden.

5.3 Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Cryptshare Webanwendung:

  • Name und Telefonnummer des Absenders werden in Browsercookies gespeichert. Diese Cookies laufen standardmäßig nach 30 Tagen ab.
  • Abgesehen vom automatischen Ablauf der Browsercookies kann der Benutzer diese Cookies jederzeit, entweder über die eingebaute Browserfunktion oder durch die in Cryptshare eingebaute Funktionalität zur Löschung der Cookies, selbst löschen.
  • E-Mail-Adressen von Empfängern, die durch den Absender adressiert wurden, werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert. Dieses Adressbuch speichert ein Maximum an Adressen pro Absender. Wird das Maximum überschritten, so werden diejenigen Adressen, die am längsten nicht benutzt wurden, automatisch entfernt.

Serverseitiges Logging:

  • E-Mail/IP-Adressen: Alle E-Mail-Adressen und IP-Adressen werden in einem serverseitigen Systemlog und als Metainformation pro Transfer gespeichert. Die Liegezeit für Transfer-Logdaten beträgt 90 Tage.

5.4 Löschen von personenbezogenen Daten

  • Die Registrierungsdaten (Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) werden automatisch nach 365 Tage nach letzter Registrierung oder 30 Tage nach letztem Transfer gelöscht, je nachdem, welcher Fall früher eintritt.
  • Die Nutzlast von abgelaufenen Transfers wird nach 10 Tagen gelöscht.

6 Weitergabe an Dritte

Soweit Sie uns personenbezogene Daten mitgeteilt haben, werden diese grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur:

  • im Rahmen einer von Ihnen erteilten Einwilligung. Bei der Erhebung der Daten werden Ihnen die Empfänger oder Kategorien von Empfängern mitgeteilt.
  • im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfragen, Ihrer Bestellungen und der Nutzung unserer Dienste an beauftragte Unterauftragnehmer, die nur zur Durchführung dieses Auftrags die erforderlichen Daten übermittelt erhalten und zweckgebunden verwenden.
  • im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO an externe Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen sowie die Bestimmungen der DSGVO gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.
  • im Rahmen der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen an auskunftsberechtigte Stellen.

7 Cookies

7.1 Die Website verwendet Cookies.

Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher Ihres Browsers gespeichert werden. Folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden, werden auf dieser Website verwendet:

  • Transiente Cookies,
  • Persistente Cookies.

7.2 Transiente Cookies

Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

7.3 Persistente Cookies

Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

7.4 Browser-Einstellungen

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z.B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

8 Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur solange verwendet, wie es für die bestehende Kundenbeziehung erforderlich ist, es sei denn Sie haben uns Ihre Einwilligung erteilt oder wir haben eine berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung. In diesen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis Sie unseren berechtigten Interessen widersprechen. Ungeachtet dessen sind wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern.

9 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

Bitte richten Sie Ihre schriftliche Anfrage an Axivion GmbH, Nobelstraße 15, 70569 Stuttgart oder per E-Mail an info (at) axivion.com.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.